Preparación, redacción y presentación de la propuesta para el análisis de un sistema de información

La propuesta escrita es la sinopsis del trabajo que el ingeniero de siste­mas ha desarrollado hasta ese punto y, como tal, es fundamental que su redacción y presentación tenga gran cuidado. El ingeniero puede establecer una propuesta de sistemas con éxito mediante el uso de tres métodos: la organización eficaz del conteni­do, un estilo profesional de redacción, y la presentación oral de la pro­puesta de una manera informativa.

1) Organización de la propuesta del sistema:

Una vez que el analista de sistemas ha compilado el material que va a contener en su propuesta de sistemas, necesita completar toda esta información de una manera lógica y visualmente atractiva. Esto implica incluir como elementos fundamentales, un estilo eficaz de redacción, el uso complementario de figuras y otros detalles visuales del documento de la propuesta.

Resumen Ejecutivo

Existen diez secciones principales que componen el documento de la propuesta del sistema, a continuación:

· Carta de presentación.

· Página del título del proyecto.

· Contenido.

· Resumen ejecutivo.

· Descripción del estudio de sistemas con la documentación apro­piada.

· Resultados detallados del estudio de sistemas.

· Alternativas del sistema.

· Recomendaciones del ingeniero de sistemas.

· Resumen.

· Apéndices.

2) La elección de un estilo de redacción:

La elección del estilo estará establecida por lo que observe en las propias publicaciones de la organización, aunque un estilo de redacción comercial sería lo más adecuado para escribir una propuesta de sistemas. Si la audiencia a quien se dirige favorece cierto estilo, no se debe dejar de utilizarlo en la propuesta.

3) El uso de figuras para una comunicación eficaz:

Las tablas y las gráficas, así como las palabras son importantes para captu­rar y comunicar el sistema propuesto. De hecho, la mayor parte de la información que recopila el ingeniero puede comunicarse con facilidad, mediante una combinación de figuras y palabras, más que de palabras únicamente.

La integración de figuras en su propuesta, es un indicio de que está al tanto de las diferentes maneras de que la gente asimila la infor­mación. Las figuras de un reporte complementan la información escrita. Nunca se deben presentar solas las tablas y las gráficas.

Aunque técnicamente no se consideran como ayudas visuales, las tablas permiten agrupar y presentar los datos que el ingeniero desea comunicar al lector, en una forma diferente.

Presentación de la propuesta de Sistemas:

Las siguientes consideraciones incluyen quiénes deben conformar la audiencia de la presentación y como organizará apoyar y realizar la presentación oral. Todos estos aspectos se encuen­tran relacionados y las examinaremos por separado con el fin de enfatizarlas con claridad.

· Comprensión de la audiencia:

Así como la audiencia del documento de la propuesta define su estilo de redacción, el nivel de detalle y el tipo de figuras, el conocimiento de la audiencia de la presentación oral permite al orador descubrir que tan formal debe ser, que presentar y qué tipo de ayudas visuales debe incluir.

· Uso de datos demográficos:

Los datos demográficos pueden obtenerse a través de cuestionarios, entrevistas y datos de archivo. Los datos demográficos básicos incluyen la edad del empleado, su sexo, educación, puesto dentro de la organización y la antigüedad en el puesto actual.

Además, al recopilar estos datos entérese de los requerimientos potenciales de información que pueden solicitarse, y con ello se logra que la audiencia alcance una mejor comprensión durante la presentación oral.

· Audiencias de ejecutivos:

Los ejecutivos requieren de suficiente información para tomar decisiones documentadas, pero durante una presentación oral, no vale la pena invertir tiempo en aspectos extremadamente técnicos.

La información costo/beneficio es pertinente en las presentaciones a ejecutivos. Pueden ser de utilidad algunos ejemplos e ilustraciones. También pueden utilizarse para audiencias ejecutivas, estadísticas contenidas en ayudas visuales, tales como gráficas o diagramas.

· Usuarios principales:

Los usuarios principales difieren de los ejecutivos, en el sentido de que de hecho estarán utilizando la salida del sistema. Mientras que ellos también tienen responsabilidades de toma de decisiones, y como usuarios, la propuesta de sistemas también les concierne.

Al dirigirse a los usuarios principales, se debe considerar discutir los cambios que ocurrirán en su trabajo, junto con una descripción de los detalles operativos. Son de mucha utilidad los ejemplos con ilustraciones.

· Organización de la presentación de la propuesta del sistema:

Los tópicos han sido determinados y son aquellos problemas que existen con el sistema actual, así como el sistema que el analista y su equipo de sistemas propone para resolverlos. Lo anterior implica que los ponentes de propuestas de sistemas tienen resuelto un problema de decisión, pues escoger un tópico es con frecuencia la labor más difícil para el expositor.

· Planeación de la introducción y la conclusión:

Una vez que el analista se haya enfocado en los puntos principales y en los puntos de apoyo puede redactarse una introducción y una conclusión. Observe que la redacción de una introducción ocurre al final y no al principio. Esto es así porque la introducción debe dejar ver a los cuatro o cinco puntos principales de la propuesta, lo cual es imposible determinar en un principio. Tal presentación prepara a la audiencia para escuchar los temas que se ofrecen.

La introducción debe incluir un "aliciente", algo que mantenga intrigada a la audiencia respecto a lo que vendrá después. Esto debe ser un enfoque creativo de la propuesta, para que dirija de manera unificada la atención de la audiencia hacia el nuevo material que se presenta.

Además, se debe saber que la introducción y la conclusión de una presentación oral se escriben en paralelo, puesto que, es similar a la forma en que el resumen ejecutivo y el resumen de la propuesta se manejan durante la redacción de la propuesta.

Fuente de información:

(2018). Retrieved from http://exa.unne.edu.ar/informatica/anasistem1/public_html/Temas/Temas_09.pdf